Gli Adeguati Assetti Organizzativi

Dimostrare di aver strutturato adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili in una PMI è essenziale non solo per rispettare le normative, come quelle previste dall’articolo 2086, comma 2, del Codice Civile, ma anche per garantire una gestione aziendale trasparente ed efficace, oltre che per tutelarsi in caso di contestazioni.

Questo obiettivo può essere raggiunto seguendo alcune buone pratiche e documentandole in modo chiaro e strutturato.

Un primo passo fondamentale è disporre di una documentazione formale che testimoni l’organizzazione aziendale.

Questo include un organigramma chiaro, che definisca ruoli, responsabilità e linee gerarchiche, e l’approvazione di regolamenti interni o procedure operative che disciplinino i principali processi aziendali.

È utile inoltre mantenere aggiornati i verbali delle riunioni, come quelle del consiglio di amministrazione, in cui siano registrate decisioni rilevanti per la gestione e l’organizzazione dell’impresa.

Un ulteriore strumento strategico è il piano aziendale, che deve includere obiettivi, analisi dei rischi e azioni pianificate per mitigarli.

Questo documento è un punto di riferimento che dimostra come la gestione aziendale sia stata strutturata con un approccio consapevole e orientato al futuro.

Dal punto di vista amministrativo e contabile, è indispensabile disporre di un sistema di gestione contabile affidabile e in linea con le normative. La contabilità deve essere trasparente, tracciabile e supportata da strumenti adeguati.

Oltre ai bilanci annuali, è importante produrre report finanziari periodici che monitorino le performance aziendali attraverso indicatori chiave (KPI). Un sistema di controllo di gestione, come il budgeting o il forecasting, permette inoltre di dimostrare una pianificazione finanziaria accurata.

Un altro aspetto rilevante riguarda la gestione delle risorse umane. Formalizzare contratti, regolamenti disciplinari e programmi di formazione è un segno di buona organizzazione.

Anche documentare gli adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro, come il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e i corsi di formazione obbligatori, contribuisce a dimostrare che l’azienda opera nel rispetto delle normative.

Per garantire una gestione aziendale solida, è utile adottare un sistema di controllo interno. Questo può includere, se applicabile, un Modello 231 con un Organismo di Vigilanza (OdV) e un codice etico aziendale.

Inoltre, effettuare audit periodici, sia interni che affidati a consulenti esterni, è un modo efficace per verificare che i processi interni siano adeguati e conformi.

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